Barcs Város Önkormányzata

Címzetes főjegyzőjétől

7571 Barcs, Bajcsy-Zs. u. 46.

Pf.sz.62. Telefon: 82/565-961

                                                                                                     _____ sz. napirendi pont

E L Ő T E R J E S Z T É S

Kivonat a Barcsi Szociális Központ utóellenőrzési jelentéséből

Készült: Barcs Város Képviselő-testülete

               2011. december 22-i ülésére

Az utóellenőrzés során a 2009. évi átfogó, pénzügyi, szabályszerűségi ellenőrzés javaslataira készített intézkedési terv megvalósítása, valamint a 2010. évi intézményvezetői hatáskörbe tartozó belső ellenőrzés javaslatai kerültek áttekintésre.

A helyszíni ellenőrzés ideje: 2011. november 2-től – november 11-ig

Az ellenőrzött időszakban hivatalban lévő vezetők neve, beosztása:

                                                           Varga Ilona igazgató

                                                           Filotás Józsefné gazdasági vezető 2011. június 30-ig

                                                           Némethné Molnár Bernadett gazdasági vezető 2011.

július 1-jétől

Az ellenőrzést végezték:   Pintér Istvánné belső ellenőr, vizsgálatvezető

         Tormáné Ivánfi Irén belső ellenőr

Részletes megállapítások

1. A számviteli szabályzatok kiegészítése

A számviteli szabályzatok kiegészítése az intézkedési tervben foglaltaknak megfelelően megtörtént:

- rögzítették a számlákat érintő gazdasági eseményeket;

- az önköltség-számítási szabályzatban előírták a mosoda önköltségének és a közérdekű adatszolgáltatáshoz kapcsolódó költségszámításnak a szabályait.

2. A gazdálkodás folyamatára tett javaslatok végrehajtása

Az előírásoknak megfelelően az eszközök – mennyiségi felvétellel történő – évenkénti leltározását elvégezték. A leltározás előtt minden esetben sor került a selejtezésre. A selejtezés és a leltározás megtörténtét az ezekről készült jegyzőkönyvek igazolták.

A kötelezettségvállalások esetében (szerződések, megrendelések, megállapodások) a korábbi hiányosságot megszüntették, minden esetben megtörtént a gazdasági vezető ellenjegyzése.

A kötelezettségvállalásra, ellenjegyzésre, a szakmai teljesítés igazolására, az érvényesítésre és utalványozásra jogosult személyekről és aláírás mintájukról naprakész nyilvántartást vezettek.

3. Az élelmezési tevékenység alakulása

Az előző vizsgálat óta eltelt időszakban több lényeges változás történt az élelmezéssel, illetve a konyhai munkával kapcsolatosan.

Az évek óta betöltetlen főszakács álláshely 2010. április 1-jétől betöltésre került, valamint dietetikus szakképesítéssel rendelkező, új élelmezésvezető került kinevezésre 2011. április elejétől. A konyhai létszám az előző vizsgálathoz képest változatlan, összesen 9 fő: 1 fő élelmezésvezető, 1 fő főszakács, 3 szakács és 4 fő kisegítő. A konyhai dolgozók fluktuációja megszűnt, a munkahelyi légkör jelentősen javult, így a korábbi évekhez képest a konyha helyzete normalizálódott.

2011. év nyarán az egyik élelmiszer raktárhelyiséget átalakítással alkalmassá tették az étel ételhordóba történő kiadagolására, illetve az ételhordóban történő házhoz szállítás előkészítésére, ezzel nagymértékben tehermentesítették a konyhát és a közlekedő folyosót.

Az élelmiszer költségek csökkentése érdekében a beszállítókkal keretszerződéseket kötöttek, az árajánlatokat rendszeresen figyelemmel kísérik, a megrendelést – a kapott árajánlatok alapján – mindig a legkedvezőbb ajánlattevőnek küldik el. Az alábbi beszállítókkal kötöttek keret-megállapodást 2011. évben:

– Barcs COOP Kereskedelmi Zrt– hús, húskészítmények

– Drávatej Tejipari Kft– tej, tejtermékek

– Varga Kereskedelmi Bt.– zöldség, gyümölcs, tojás

– Egervári Bt– kenyér, pékáru

– Gasztro-Terni– liszt, száraztészták.

A barcsi és Barcs környéki őstermelőktől gyümölcsöt, zöldséget vásárolnak szezonális jelleggel.

Az élelmiszer kiadási előirányzatok és a teljesítések alakulása:

                                                                                                                      adatok ezer Ft-ban

/* várható éves adatok a III. negyedévi adatok alapján

A III. negyedévi teljesített kiadás 38 335 eFt, melyből a kifizetetlen számlák összege: 6 200 eFt volt. A teljesítés az időarányosnak megfelelően alakult.

Az élelmiszer kiadások eredeti előirányzata 2011. évben – a 2010. évhez viszonyítva – 10 millió Ft-tal csökkentésre került, a módosított előirányzat – a szociális étkeztetési normatíva időközbeni korrekciója miatt – további 3,3 millió Ft-tal lett kevesebb.

Az eredeti előirányzat csökkentésének oka, részben a nyári gyermek étkeztetés elmaradása, melyet a konyha átalakítása miatt teljes egészében a BNI konyhája látott el, másrészt további – fent részletezett – takarékossági intézkedések várható hatása volt.

A III. negyedévi teljesítés indexe 74,7 %, amely jól mutatja, hogy a módosított előirányzat időarányos felhasználása megfelelő volt, az előirányzatot nem lépték túl. Az éves várható teljesítés a III. negyedévi adatok alapján 51,1 millió Ft körül alakul, mely szerint tartani tudják a módosított kiadási előirányzatot.

A teljesítés kedvező alakulásának oka, hogy a beszállítók árajánlatai közül mindig a legkedvezőbbet veszik figyelembe a megrendeléseknél, továbbá figyelemmel kísérik az akciós termékek listáját. A hagyományos konyhatechnikára való visszatéréssel – az Országos Tisztifőorvosi Hivatal ajánlására tekintettel – megszüntették a különféle levesporok, ételsűrítők, süteményporok felhasználását, ezáltal jelentősen csökkenteni tudták az élelmiszer beszerzési költségeket.

A Somogy Megyei Kormányhivatal Népegészségügyi Szakigazgatási Szerve, valamint az Élelmiszerlánc-biztonsági és Állategészségügyi Igazgatósága 2011. évben három alkalommal ellenőrizte a konyha tevékenységét és megállapították, hogy a higiéniai követelményeket és technológiai utasításokat maradéktalanul betartották.

4. A szociális ellátások kifizetése és elszámolása

A szociális rászorultságtól függő pénzbeli ellátások (foglalkoztatást helyettesítő támogatás, rendszeres szociális segély, időskorúak járadéka, gyermekvédelmi kedvezmény, ápolási díj, lakásfenntartási támogatás, lakbértámogatás, óvodáztatási támogatás, átmeneti segély, temetési segély, köztemetés, közgyógyellátás, közlekedési támogatás, rendkívüli gyermekvédelmi támogatás) kifizetése a Polgármesteri Hivatal határozatai alapján a Szociális Központban történik.

Az előző ellenőrzés során megállapítottuk, hogy nagy volt a hibalehetőség, mivel a több száz jogosult részére történő kifizetésre és kiutalásra manuálisan vezetett nyilvántartások alapján került sor. A Polgármesteri Hivatal összesítő listájának, a manuálisan vezetett nyilvántartások adatainak, valamint a számvitelben elszámolt támogatások összegének egyezőségét a kézi nyilvántartásból csak körülményes, időigényes munkával lehetett megállapítani.

A segélyezést az elmúlt években vizsgálta az ÁSZ és a MÁK, valamint a belső ellenőrzés is. Valamennyi ellenőrzés észrevételezte a fent említett problémát. A belső ellenőrzés javaslatot tett a segélyezési feladatok nyilvántartásának, illetve a kifizetéseknek számítógépes, zárt rendszerben történő együttes kezelésére.

A Polgármesteri Hivatal a jogosultság megállapításához, nyilvántartásához, a határozatok meghozatalához a „WinSzoc” számítógépes programot használja, ami lehetőséget biztosít a támogatások zárt rendszerben történő elszámolására, nyilvántartására, bankszámlára, illetve lakásra történő kiutalására.

A belső ellenőrzés javaslatára 2011. február 1-jétől megtörtént a kifizetések és a nyilvántartások számítógépes, zárt rendszerben történő együttes kezelése.

Az utóellenőrzés során megállapítottuk, hogy a szociális ellátásokkal kapcsolatos program működése megfelelő, a rendszer zártsága biztosított, kisebb problémák az ellátások elszámolásának és Államkincstártól való visszaigényelésének időbeni eltéréséből adódtak.

A problémák kiküszöbölésére javasoltuk a könyvelési adatok és a visszaigényelt összegek rendszeres egyeztetését. Az egyeztetést 2011. évre vonatkozólag elvégezték.

A köztemetések ellenőrzésénél megállapítottuk, hogy a köztemetések meg nem térített költségeinek követelésként való nyilvántartása nem történt meg. A szociális igazgatásról és a szociális ellátásról szóló 1993. évi III. törvény (továbbiakban: Szt) 48. § (3) és (4) bekezdése szerint „az elhunyt személy utolsó lakóhelye szerinti települési önkormányzat

a) a költségeket hagyatéki teherként a területileg illetékes közjegyzőnél bejelenti, vagy

b) az eltemettetésre köteles személyt a köztemetés költségeinek megtérítésére kötelezi.

A települési önkormányzat a rendeletében szabályozottak szerint a (3) bekezdés b) pontjában meghatározott megtérítési kötelezettség alól részben vagy egészben különös méltánylást érdemlő körülmények fennállása esetén mentesítheti az eltemettetésre köteles személyt.”

Mivel a fentiek alapján a köztemetés költségeinek megtérítésére a törvény kötelez, ezért annak – meg nem fizetése esetén – követelésként való nyilvántartása indokolt.

A köztemetések meg nem térített költségeinek követelésként való nyilvántartásba vétele az ellenőrzés ideje alatt megtörtént. A költségek megtérítése érdekében a Polgármesteri Hivatal – felszólítások kiküldésével, az érintettek beidézésével – rendszeresen intézkedik.

Következtetések

Az intézmény az előző vizsgálat által előírtak szerint a pénzügyi, számviteli szabályzatok kiegészítését, módosítását elvégezte. Biztosították a mennyiségi felvétellel történő évenkénti leltározást. A kötelezettségvállalásokra – a jogszabályoknak megfelelően – a gazdasági vezető ellenjegyzésével került sor.

A konyha működtetésében bekövetkezett változások jelentős megtakarítást eredményeztek, melyek által a költségvetési rendeletben a 2010. évi előirányzathoz viszonyítva előírt, mintegy 10 millió Ft-os élelmiszer előirányzat csökkentés várhatóan teljesülni fog.

A szociális ellátások kifizetésénél és elszámolásánál alkalmazásra került a „WinSzoc” számítógépes program, mellyel a jelentős hibaforrást megszüntették.

A köztemetések meg nem térített költségeinek követelésként való nyilvántartásba vétele az ellenőrzés ideje alatt megtörtént, a Polgármesteri Hivatal a megtérülés érdekében rendszeresen intézkedik.

Az ellenőrzés megállapításait az intézményvezetővel ismertettük, aki a megállapításokat elfogadta és az ellenőrzés ideje alatt utasítást adott a hibák kijavítására.

Tisztelettel kérem a jelentés elfogadását.

Barcs, 2011. december 6.

                                                                                  Balázsné Dr. Vástyán Krisztina

Határozati javaslat

1. 1.Barcs Város Önkormányzata Képviselő-testülete a Barcsi Szociális Központ pénzügyi, szabályszerűségi utóellenőrzéséről szóló jelentést elfogadja.

Felelős: Karvalics Ottó polgármester a határozat közléséért

Határidő: értelem szerint